Kunden, Ansprechpartner & Projekte
Verwalten Sie Firmenkunden, ihre Ansprechpartner und Projekte zentral. Ordnen Sie Belege und Dateien dem passenden Vorgang zu, damit Informationen nicht über viele Postfächer verteilt bleiben.
FUNKTIONEN IM DETAIL
PrintDesk-Funktionen für Druckverwaltung und Kundenportale
Vom Beleg bis zum CI-Closed Shop: Lesen Sie, welche Aufgabe PrintDesk übernimmt und welcher Baustein zu Ihrem Einsatz passt.
Druckverwaltung, die den Zusammenhang behält.
Kunden, Produkte und Aufträge gehören zusammen. PrintDesk führt die Informationen im passenden Beleg- und Produktionsablauf weiter.
Angebot bis Rechnung
Erstellen Sie in allen Tarifen Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen und Auftragstaschen. Vorhandene Informationen lassen sich im Belegablauf weiterverwenden; jeder neue Beleg zählt zum Monatskontingent.
PDFs in Ihrem Auftritt
Geben Sie Belege als PDF aus. Eingerichtete Beleglayouts mit Logo, Texten und vereinbarten Angaben sorgen für einen konsistenten Auftritt gegenüber Ihren Kunden.
Auftragstasche & Bearbeitungsstatus
Halten Sie Produktionsinformationen, Dateien und den Bearbeitungsstand am Vorgang zusammen. Nutzen Sie die Auftragsübersicht, um die nächsten Arbeitsschritte und Rückfragen im Blick zu behalten.
Rechnungsnummern, Finalisierung & Storno
PrintDesk unterstützt Rechnungsnummern, den Abschluss und die Sperrung von Rechnungen sowie Stornoprozesse. Die konkrete Nutzung und eine Buchhaltungsübergabe werden passend zu Ihrem Betrieb eingerichtet.
Daten mitnehmen
Exportieren Sie die unterstützten Geschäftsdaten und geben Sie Rechnungen als CSV beziehungsweise PDF aus. Für spezielle Formate Ihres Steuerbüros oder einer Fachsoftware wird der benötigte Umfang gesondert geprüft.
So kann das im Alltag aussehen.Eine Druckerei legt einen Kunden an, erstellt ein Angebot und führt den bestätigten Vorgang als Auftrag weiter. Produktionsdateien und spätere Rechnung bleiben nachvollziehbar zugeordnet.
Produkte und Preise sauber organisieren.
Druckprodukte haben Varianten, Mengen und unterschiedliche Wege in die Produktion. Bilden Sie die für Ihren Betrieb relevanten Angaben ab.
Artikel, Varianten & Preisstaffeln
Pflegen Sie Produkte mit ihren Eigenschaften und Varianten. Mengenabhängige Preise bilden unterschiedliche Auflagen ab. Vorhandene Staffelpreise lassen sich im passenden Angebots- oder Shopprozess verwenden.
Lagerartikel im Kundenportal
Bieten Sie vorproduzierte Artikel zur Bestellung an. Ein eingerichteter Bestand kann im Closed-Shop-Checkout berücksichtigt und reduziert werden. Das ersetzt keine umfassende Lagerlogistik mit sämtlichen Warenbewegungen.
Druckdaten am Auftrag
Ordnen Sie hochgeladene oder erzeugte Druckdateien dem richtigen Auftrag beziehungsweise der Position zu. Vorhandene Nachlade- und Fehlermeldungspfade helfen dabei, fehlende Dateien sichtbar zu machen.
Produktionswege vereinbaren
Legen Sie fest, ob ein Artikel selbst produziert oder über einen vereinbarten Lieferanten abgewickelt wird. Schnittstellen und Lieferantenmail werden passend zum vorgesehenen Ablauf eingerichtet.
So kann das im Alltag aussehen.Visitenkarten werden personalisiert gefertigt, Briefpapier aus dem Lager bestellt und ein Aktionsflyer über einen externen Produktionspartner abgewickelt.
WooCommerce und Druckverwaltung verbinden.
Ihr öffentlicher Shop verkauft. PrintDesk führt den Auftrag im Backoffice weiter. Die angebundenen Shops werden getrennt eingerichtet.
Mehrere WooCommerce-Shops
Binden Sie passende WooCommerce-Shops an Ihren PrintDesk-Arbeitsbereich an. Verbindungen und Produktzuordnungen werden pro Shop verwaltet. Die erste Verbindung ist in Free, Basic, Pro und Premium enthalten. Weitere Shops ergänzen Sie unabhängig vom Belegtarif.
Produkte & Preise abgleichen
Synchronisieren Sie die eingerichteten Produktinformationen, Varianten und Preise. Welche Daten führend sind und wie bestehende Shopprodukte übernommen werden, wird vor dem Einsatz festgelegt.
Bestellungen übernehmen
Übernehmen Sie WooCommerce-Bestellungen in den Auftragsablauf. Der Bestellabgleich läuft im eingerichteten Takt. Fehlende Druckdateien können angezeigt und über den vorgesehenen Wiederholungsprozess nachgeholt werden.
Verbindung gezielt einrichten
Koppeln Sie das passende PrintDesk-Plugin mit dem Arbeitsbereich. Versionen und Schnittstellen werden gemeinsam geprüft, bevor eine Verbindung für den laufenden Betrieb eingesetzt wird.
So kann das im Alltag aussehen.Ein Copyshop verkauft Flyer über WooCommerce. Die Bestellung wird übernommen; Kundendaten, Druckdatei und Dokumente werden im PrintDesk-Ablauf weiterbearbeitet.
Ihr Closed Shop für Zentrale, Standorte und Mitarbeiter.
PrintDesk Brand und Closed Shops machen aus vielen Einzelanfragen einen strukturierten Bestellweg. Kunden sehen die für sie freigegebenen Produkte.
Geschützter Katalog
Stellen Sie einen zugangsgeschützten Produktkatalog für ein Unternehmen oder einen vereinbarten Nutzerkreis bereit. Produktfreigaben, Gruppen und Standortzuordnungen bestimmen den verfügbaren Umfang.
Niederlassungen & Abteilungen
Bilden Sie die vereinbarten Standorte und Gruppen ab. Besteller arbeiten mit den Niederlassungen und Mitarbeitern, für die sie berechtigt sind. Eine Zentrale kann den übergreifenden Ablauf organisieren.
Bestellen für andere
Ein zuständiger Besteller kann Drucksachen für mehrere Mitarbeiter bestellen. Diese Mitarbeiter können als reine Datensätze geführt werden und benötigen dann keinen eigenen Login.
Stammdaten, die Arbeit abnehmen
Mitarbeitername, Funktion, Kontaktdaten und hinterlegte Standortwerte können in freigegebene Vorlagen übernommen werden. Feste Werte werden zentral gepflegt; editierbare Felder bleiben gezielt begrenzt.
Warenkorb, Lieferadresse & Bestellhistorie
Sammeln Sie Produkte im Warenkorb und bestellen Sie an die freigegebene Lieferadresse. Bestellungen und ihr Status bleiben im Portal nachvollziehbar. Lieferoptionen und Versandkosten werden individuell eingerichtet.
Einfache Bestellfreigaben
Leiten Sie Bestellungen über die eingerichteten Freigebergruppen beziehungsweise zuständigen Personen. Ob und wann eine Freigabe erforderlich ist, hängt vom vereinbarten Ablauf ab. Mehrstufige Betrags- und Budgetregeln gehören zum Ausblick.
So kann das im Alltag aussehen.Die Zentrale gibt eine Visitenkarte frei. Eine Standortbestellerin wählt den Mitarbeiter, prüft die übernommenen Daten und bestellt an die hinterlegte Niederlassung. Bei aktivierter Freigabe prüft die zuständige Person die Bestellung.
Personalisierung mit klaren Spielregeln.
Eine Vorlage definiert den Rahmen. Stammdaten und freigegebene Felder liefern die Inhalte. So entsteht ein wiederholbarer Gestaltungsablauf.
CI-Vorlagen statt freier Improvisation
Legen Sie Logo, Grundlayout, Farben, feste Texte und erlaubte Felder fest. Nutzer personalisieren innerhalb der freigegebenen Vorlage, ohne die gesamte Gestaltung verändern zu können.
Feldregeln & Reflow
Nutzen Sie die vorhandenen Regeln für Pflichtfelder, Zeichenlängen, variable Inhalte und die Anordnung von Text. Das Verhalten der konkreten Vorlage wird an kurzen und langen Beispieldaten geprüft.
Vorschau und Druckdatei
Lassen Sie eine personalisierte Vorschau erzeugen und vor der Bestellung bestätigen. Die erzeugte Druckdatei wird im eingerichteten Prozess zum Auftrag übernommen. Druckformat, Schriften und Ausgabeeinstellungen werden vor dem Einsatz getestet.
Freier Online-Designer
Für passende offene Shopanwendungen können freigegebene Designer-Modi mit Text, Bildern und Gestaltungselementen eingesetzt werden. Welche Modi und Produktarten passen, wird separat geprüft und vereinbart.
So kann das im Alltag aussehen.Der Firmenname und die Schrift bleiben unverändert. Name und Durchwahl kommen aus den Stammdaten. Eine längere Funktionsbezeichnung folgt der vorgegebenen Feld- und Umbruchregel.
Passende Verbindungen zu Ihren Partnern.
Verbinden Sie die Stellen, an denen Daten heute doppelt erfasst werden. Fremdkonten, Druckproduktion und individuelle Integrationen bleiben transparent getrennt.
Flyeralarm-Produkte & Auftragsübergabe
Die vorhandene Anbindung umfasst Produktinformationen, Varianten, Preise und implementierte Wege für Bestell- und Druckdatenübergabe sowie Statusabfrage. Der konkrete Ablauf wird vor dem Einsatz abgenommen.
Lexware-Rechnungsübergabe
Übertragen Sie eingerichtete Rechnungen und gleichen Sie den Status ab. PrintDesk bleibt Ihr operatives System; die Finanzbuchhaltung erfolgt im angebundenen Buchhaltungssystem.
Auswertungen nach Kanal und Kunde
Betrachten Sie die unterstützten Umsatzdaten nach Zeitraum, Kanal, Kunde und Produkt. Die verwendete Umsatzbasis und der Umgang mit Storno werden vorab vereinbart.
Länder- und Projektanforderungen
Sprachen, Währungen, Schweizer QR-Rechnung und besondere Liefer-/Rechnungsangaben werden am konkreten Anwendungsfall geprüft. Besondere Anforderungen gehören in das gemeinsame Einrichtungsangebot.
So kann das im Alltag aussehen.Die Druckerei führt den Auftrag in PrintDesk, nutzt den vereinbarten Lieferantenweg und übergibt die Rechnung an ihr eigenes Lexware-Konto – ohne beide Systeme als vollständigen Ersatz füreinander zu behandeln.
TRANSPARENT GEPLANT
Was als Nächstes hinzukommen soll.
Mehrstufige Budgetfreigaben, Shopify, SSO, besondere ERP-Schnittstellen und vollständiges White Label sind keine pauschal enthaltenen Standardleistungen. Wir führen sie getrennt als geplante Erweiterungen.
GEMEINSAM DEN PASSENDEN START PLANENEin guter Druckprozess beginnt
Ein guter Druckprozess beginnt
mit einem persönlichen Gespräch.
Lernen Sie PrintDesk kennen. Gemeinsam besprechen wir Ihren Bedarf und den passenden Testumfang.
Persönliche Auswahl und Freischaltung. Die reguläre Online-Buchung folgt später.