PrintDesk digitalisiert Ihren Druckbetrieb von Grund auf: Aufträge verwalten, Dokumente automatisch erstellen, Produktionsabläufe steuern – alles in einem System, das für Druckereien gebaut wurde.
Der Druckmarkt ist wettbewerbsintensiv und margenarm. Wer heute noch Aufträge manuell bearbeitet, verliert Zeit, Geld und Kunden an digitaler aufgestellte Wettbewerber. Die zwei größten operativen Hürden im Alltag:
Das Problem: Auftragsaufnahme per E-Mail oder Telefon, manuelle Übernahme in interne Systeme, Dokumente in Word oder Excel erstellen, Status per E-Mail kommunizieren – jeder dieser Schritte kostet Zeit und birgt Fehlerquellen. Eine falsch eingetippte Auflage, ein vergessener Anhang, eine übersehene E-Mail: Jeder Fehler kostet Geld und bindet Kapazität für die Nachbearbeitung.
Die PrintDesk-Lösung: Aufträge kommen strukturiert ins System – über die Shop-Schnittstelle oder direkte Erfassung. Dokumente werden automatisch generiert. Statusaktualisierungen laufen automatisch. Der Freiraum, den das schafft, fließt in Produktion und Kundenbetreuung. Mehr dazu im Blog-Artikel Druckerei Digitalisierung.
Das Problem: Aufträge in einer Liste, Rechnungen in einem Ordner, Kundendaten in einer anderen Datei – und am Ende des Monats fehlt der Überblick. Wie viele Aufträge sind offen? Welche Rechnung ist überfällig? Welcher Kunde hat zuletzt bestellt? Ohne zentrales System sind diese Fragen schwer zu beantworten.
Die PrintDesk-Lösung: Alle Daten sind in einem System: Aufträge, Kunden, Produkte, Dokumente und Zahlungsstatus. Filter und Dashboards geben jederzeit den aktuellen Stand – ohne Suche in mehreren Systemen oder manuelle Zusammenführung von Daten.
PrintDesk ist speziell für die Anforderungen von Druckereien entwickelt worden. Keine generische Business-Software, die aufwendig angepasst werden muss – sondern eine Lösung, die die Abläufe eines Druckbetriebs von Anfang an kennt.
Jeder Auftrag durchläuft in PrintDesk einen definierten Prozess: Erfassung, Kalkulation, Bestätigung, Produktion, Versand, Abrechnung. Der Status ist jederzeit transparent – für Mitarbeiter im Büro, in der Produktion und auf Wunsch für den Kunden. Aufträge lassen sich nach Typ, Dringlichkeit, Kunde oder Status filtern und priorisieren. Alle Kommunikation, Dateien und Dokumente zu einem Auftrag sind an einem Ort gebündelt. Einen detaillierteren Blick auf diesen Funktionsbereich bietet die Seite Auftragsverwaltung.
PrintDesk erstellt alle kaufmännischen Belege automatisch auf Basis der Auftragsdaten: Angebot mit Preiskalkulation, Auftragsbestätigung nach Freigabe, Lieferschein bei Versandvorbereitung, Rechnung nach Lieferung und – falls nötig – Mahnung bei ausbleibender Zahlung. Vorlagen sind im System konfigurierbar: Firmenlogo, Adresse, Bankverbindung, individuelle Texte und Zahlungsbedingungen. Dokumente werden als PDF generiert und können direkt aus PrintDesk per E-Mail versendet werden. Manuelle Erstellung in Word oder Excel gehört damit der Vergangenheit an. Der Workflow-Automatisierungs-Bereich der Plattform ist unter Workflow-Automatisierung dokumentiert.
Kundendaten, Kontaktpersonen, Lieferadressen und die komplette Auftragshistorie sind in einem Kundenstamm hinterlegt. Beim Anlegen neuer Aufträge werden Kundendaten automatisch übernommen. Produkte mit allen Spezifikationen – Format, Papier, Grammatur, Veredelung, Auflage – sind als Produktvorlagen hinterlegbar. Preiskalkulation mit Staffelpreisen und individuellen Konditionen pro Kunde ist direkt integriert. Das spart Zeit bei der Angebotserstellung und vermeidet Kalkulationsfehler.
Druckereien mit Online-Shop können WooCommerce oder Shopify direkt mit PrintDesk verbinden. Eingehende Bestellungen werden automatisch als Druckaufträge in PrintDesk angelegt – inklusive Kundendaten, Produktspezifikationen, Druckdateien und Lieferadresse. Der gesamte Web-to-Print-Prozess läuft damit vollautomatisiert: vom Klick des Kunden im Shop bis zur Produktionsübergabe in der Druckerei. Statusänderungen in PrintDesk können zurück an den Shop gespiegelt werden, damit Kunden jederzeit den aktuellen Stand sehen.
PrintDesk ist kein Nischenprodukt für einen bestimmten Druckereibetrieb. Die Lösung ist skalierbar und passt sich unterschiedlichen Betriebsmodellen an:
Druckbetriebe mit 2 bis 50 Mitarbeitern, die bisher mit E-Mail, Excel und Word arbeiten, profitieren am stärksten von PrintDesk. Die Einrichtung erfordert keine IT-Abteilung. Kernprozesse wie Auftragsverwaltung und Dokumentenerstellung sind sofort nutzbar. Das System wächst mit dem Betrieb: Neue Produkte, Mitarbeiter und Kunden lassen sich jederzeit ergänzen. Die Lernkurve für Mitarbeiter ist gering – die Oberfläche ist auf Druckerei-Workflows zugeschnitten, keine generische ERP-Komplexität.
Wer bereits WooCommerce oder Shopify betreibt, kennt das Problem: Bestellungen kommen im Shop an, müssen aber manuell in interne Systeme übertragen werden. PrintDesk schließt diese Lücke vollständig. Die Shop-Anbindung überträgt jeden Auftrag automatisch – inklusive aller Produktdetails und Druckdaten. Der manuelle Übertragungsaufwand entfällt vollständig. Als Ergebnis können mehr Aufträge mit gleichem Personal bearbeitet werden, ohne Qualitätseinbußen bei der Auftragsbearbeitung.
PrintDesk funktioniert vollständig als Standalone-Lösung ohne Shop-Anbindung. Aufträge werden direkt im System erfasst – per Telefon, E-Mail oder persönlichem Kontakt aufgenommene Aufträge landen strukturiert in PrintDesk. Alle Folgedokumente, Statusaktualisierungen und Kommunikation laufen dann automatisiert. Wer zu einem späteren Zeitpunkt einen Online-Shop aufbauen möchte, kann die Web-to-Print-Anbindung jederzeit ergänzen. Das Print MIS ergänzt PrintDesk um betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Reporting.
Viele Druckereien stehen vor der Entscheidung: allgemeines ERP-System oder spezialisierte Druckerei-Software? Ein sachlicher Vergleich:
Allgemeine ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder Sage sind auf einen breiten Einsatz in verschiedensten Branchen ausgelegt. Das bedeutet: Für jeden spezifischen Anwendungsfall – zum Beispiel Druckprodukte mit Staffelpreisen, Auflagenmengen und Druckdaten-Workflows – ist ein Customizing-Projekt erforderlich. Diese Projekte dauern Monate, kosten Zehntausende Euro und erzeugen technische Abhängigkeiten vom Systempartner.
PrintDesk ist von Anfang an auf Druckereien ausgerichtet. Auflagenstaffelpreise, Druckdatenablage, kaufmännische Dokumentenkette für Druckaufträge und Shop-Integration für WooCommerce und Shopify sind keine Add-ons, sondern Kernbestandteile des Systems. Es gibt keinen Customizing-Aufwand für Standard-Druckprozesse – diese sind bereits abgebildet.
| Kriterium | Allgemeines ERP | PrintDesk |
|---|---|---|
| Einführungsaufwand | 3–12 Monate Projektlaufzeit | 1–2 Tage |
| Druckspezifische Prozesse | Customizing erforderlich | Out-of-the-box enthalten |
| WooCommerce/Shopify-Integration | Drittanbieter-Schnittstelle nötig | Nativ vorhanden |
| Dokumentenerstellung für Druckaufträge | Individuelle Konfiguration | Sofort nutzbar |
| Laufende Kosten | Lizenz + Wartungsvertrag + Partner | Transparente monatliche SaaS-Gebühr |
| Technische Abhängigkeit | Systempartner für Änderungen nötig | Self-Service im Admin-Bereich |
| Updates | Kostenpflichtige Upgrades | Im SaaS-Paket enthalten |
Das bedeutet nicht, dass ERP-Systeme keine Daseinsberechtigung haben. Für Druckereien mit mehr als 200 Mitarbeitern, eigener IT-Abteilung und komplexen Konzernstrukturen kann ein vollwertiges ERP sinnvoll sein. Für kleine und mittlere Druckbetriebe überwiegen die Vorteile einer spezialisierten Lösung deutlich – weniger Aufwand, schnellere Inbetriebnahme, niedrigere Gesamtkosten.
PrintDesk eignet sich für kleine und mittlere Druckbetriebe – mit oder ohne Online-Shop. Druckereien, die bisher Aufträge manuell per E-Mail oder Telefon aufnehmen, profitieren ebenso wie solche, die bereits WooCommerce oder Shopify betreiben und den Backend-Prozess automatisieren möchten.
PrintDesk erzeugt automatisch: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Mahnung. Alle Dokumente basieren auf konfigurierbaren Vorlagen mit Firmenlogo und individuellen Texten. Sie können per E-Mail direkt aus dem System versendet oder als PDF heruntergeladen werden.
Ja. PrintDesk funktioniert vollständig als Standalone-Lösung ohne Shop-Anbindung. Aufträge werden direkt im System angelegt und verwaltet. Die Shop-Integration ist optional und kann jederzeit ergänzt werden, wenn ein Online-Shop eingerichtet wird oder bereits besteht.
ERP-Systeme sind auf allgemeine Geschäftsprozesse ausgelegt und erfordern umfangreiche Anpassungen für Druckbetriebe. PrintDesk ist von Anfang an auf die Anforderungen von Druckereien ausgerichtet: Druckprodukte, Auflagenpreise, Druckdaten-Workflows und Web-to-Print-Integrationen sind direkt abbildbar – ohne Customizing-Projekte.
Digitalisieren Sie Ihren Druckbetrieb mit einer Software, die von Anfang an für Druckereien gebaut wurde. Keine Kreditkarte erforderlich, jederzeit kündbar.
Keine Kreditkarte erforderlich. Jederzeit kündbar.
Web-to-Print-Automatisierung für moderne Druckereien. Ein Produkt der Druckhaus interactive GmbH.